Đã không còn thời kỳ Thư ký văn phòng chỉ cần biết đọc, biết viết, biết tính toán chút ít. Ngày nay, những người làm công tác này cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm công việc phức tạp hơn.
Thật vậy, phạm vi chuyên môn nghiệp vụ Thư ký bao quát rộng hơn, ngoài các nghiệp vụ thông thường, người Thư ký còn phải đảm nhiệm các chức năng dịch vụ bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi. Không những thế, họ còn là người làm việc với các Công ty y tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ nhà đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các Luật sư làm việc với Tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các nhà quản lý cấp cao.
Các kỹ năng cơ bản
- Đánh máy đạt tốc độ 60 -70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút).
- Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút).
- Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.
- Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.
- Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.
- Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng.
- Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.
- Biết và sử dụng được ngoại ngữ.
Phẩm chất cá nhân
Người làm công tác Thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao. Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt Giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết. Trong đàm phán, người Thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi Thư ký (đặc biệt là Thư ký riêng) là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết Hợp đồng.
Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...), chuẩn bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở...) phải được người Thư ký đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người Thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả.
Thư ký cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó người Thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử.
Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp nên Thư ký phải là người tin cậy đặc biệt là Thư ký Giám đốc. Nhiều Công ty bị lộ thông tin do có nội gián mà không ai khác chính là người Thư ký. Để tránh trường hợp “nuôi ong tay áo” khi tuyển Thư ký, cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung thực.
Thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người Thư ký cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài ra, người Thư ký cũng cần nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Theo
Tạp chí Nhà quản lý Số lượt đọc:
21399
-
Cập nhật lần cuối:
09/02/2009 10:56:12 AM 
Nhập ý kiến(Hãy gõ tiếng Việt có dấu bằng chế độ gõ tiếng Việt dưới đây (hoặc trình tiếng Việt Unikey, Vietkey của máy bạn) để ý kiến của bạn sớm được đăng ) | Thông tin liên quan: "Gameshow" công sở28/07/2010 10:14' AM Điều muôn thuở khiến dân văn phòng lo ngại là gì? Chắc không phải tai nạn lao động, vì nghề văn phòng là nghề an toàn nhất trên đời. Nhìn quanh một lúc, hóa ra chúng ta ngại nhau. Quan hệ đồng nghiệp từ trước đến giờ có những khía cạnh ngoại giao như lớp đường phủ trên chiếc bánh văn phòng. Còn nhân của nó, ăn vào mới biết mùi vị thực sự... Quy luật chậm dần đều12/04/2008 06:44' PM Tại sao khi mới đi làm chúng ta ai cũng hăm hở? Tưởng như bầu nhiệt huyết đang có sôi sục trong người chỉ chờ có cơ hội là được bộc lộ. Vậy mà chỉ vài năm sau khi đi làm ở công sở, chúng ta cứ chuội dần đi… Và thấy cái gì cũng như càng ngày càng có vẻ chậm hơn. 7 năm nhìn lại09/08/2010 03:10' PM Thế là cho dù tôi không có cơ hội tham gia khóa học ấy ngay, tôi đã sống và thực hành những gì tôi học được trong 2 giờ diễn thuyết ngắn ngủi của Adam. Điều đó thật sự giúp tôi cải thiện chất lượng cuộc sống của mình rất nhiều, giúp tôi vượt qua khủng hoảng tinh thần vì những chuyện buồn đến dồn dập trước đó. Cũng chính từ đó, tôi thật sự học được bài học đầu tiên về thành công. Đó là: học cách đứng trên đôi chân của mình trước, rồi hãy nghĩ đến chuyện người khác sẽ giúp mình. Chẳng ai muốn mất thời gian với những người chỉ chờ người khác giúp đỡ. "Gameshow" công sở28/07/2010 10:14' AMĐiều muôn thuở khiến dân văn phòng lo ngại là gì? Chắc không phải tai nạn lao động, vì nghề văn phòng là nghề an toàn nhất trên đời. Nhìn quanh một lúc, hóa ra chúng ta ngại nhau. Quan hệ đồng nghiệp từ trước đến giờ có những khía cạnh ngoại giao như lớp đường phủ trên chiếc bánh văn phòng. Còn nhân của nó, ăn vào mới biết mùi vị thực sự... Kỹ năng mềm - “bài toán khó” của người Việt trẻ16/07/2010 08:55' AM Phong cách sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới... đó là những “kỹ năng” thuộc về tính cách, không mang tính chuyên môn, nhưng lại là cực kỳ cần thiết cho con người trong mọi trường hợp, mọi hoàn cảnh, mọi lứa tuổi. Đánh mất mình07/07/2010 01:05' AM Từ thời Hy Lạp cổ đại, người ta đã nhận thấy có 3 loại tình yêu và cũng có đến ba từ để chỉ cùng một hiện tượng này. “Eros” là tình yêu lãng mạn, là sự ham muốn giữa những kẻ tình nhân, cả hai như bị một lực hấp dẫn cuốn hút vào nhau không thể nào cưỡng lại. “Phileo” là tình yêu bè bạn, đó là sự quan tâm chăm sóc và ngưỡng mộ nhau. “Agape” là tình yêu tuyệt đối, nó bất chấp mọi khó khăn. Nó cho đi mà không chờ đợi bất cứ cái gì đáp lại, không cần điều kiện gì. Nó chỉ muốn điều tốt nhất cho người yêu, không cần biết tới chính mình. Vậy trong ba thứ đó bạn thích thứ tình yêu nào? Bài học từ người quét rác02/07/2010 01:53' PM Bài học từ người quét rác tập hợp những bài viết hay nhất trên các báo Vietnamnet, Vnexpress, Tạp chí Trí Tri, Thế giới Doanh nhân, Kinh doanh và Tiếp thị, Tuổi trẻ, Thanh niên,… của tác giả Nguyễn Mạnh Hùng – một con người đầy tinh thần nhiệt huyết, cống hiến sẻ chia và trách nhiệm xã hội. Chỉ một ý tưởng nhỏ mỗi năm tiết kiệm hơn 1000 tỷ đồng20/04/2010 05:31' PM Trí tuệ bị bỏ quên, công nghệ phần mềm đã không đến được với doanh nghiệp. Đây là một trong những lãng phí lớn nhất của Việt Nam hiện nay mà người gây lãng phí lại là những người “chiến sĩ” trên mặt trận “đổi mới” - Giám đốc doanh nghiệp... Game - Trải nghiệm kỹ năng làm việc nhóm08/03/2010 10:19' AM Ngày nay, các nhà giáo dục, các lãnh đạo hoặc nhà quản trị hiện đại đã nhận ra rằng, hoạt động vui chơi có vai trò không hề thua kém so với bất kỳ hình thức hoạt động nào khác (giảng dạy, hội thảo,…) trong quá trình tác động về mặt nhận thức cho con người. Bài khác: Chỉ nghĩ đến tiền cũng làm người ta ích kỷ17/11/2006 03:04' PM Chỉ cần một ý nghĩ về tiền bạc cũng biến một con người trở nên ích kỷ, làm cho người đó ít sẵn lòng giúp đỡ người khác hơn và chỉ thích "độc lập tác chiến"... Kỹ sư phần mềm, tác giả của cái phi vật chất25/10/2006 05:13' PM Kỹ sư về sự phát triển phần mềm hay kỹ sư về kỹ thuật phần mềm là người thiết kế, viết, thử nghiệm, biến đổi và tập hợp các phần mềm khác nhau, cơ sở của hệ thống tin học. Hình ảnh xã hội của nhà tin học chính là dựa vào họ mà xây dựng nên... Trong thế giới sách dạy làm người thành công15/09/2006 08:53' AM Có những lúc trong cuộc sống bản cảm thấy mất phương hướng. Bạn cần ai đó bên cạnh yêu thương bạn và khuyên bạn cách giải quyết những rắc rối cuộc đời. Bạn nhớ lại lời khuyên khuyết danh từng đọc ở đâu đấy: Hãy đến với sách. " Một cuốn sách thay cho một ngày cuối tuần buồn bã, không biết làm gì. Ít ra cũng bổ ích hơn nửa két bia và mười hai điếu thuốc”... Hành trang vào đời15/08/2006 10:38' AM Tác giả Bùi Hữu Giao đã bỏ ra nhiều công sức tâm huyết viết nên cuốn sách này. Tác giả tổng kết từ kinh nghiệm cá nhân, những kiến thức qua quá trình đọc, nghiền ngẫm và hệ thống. Những đúc kết kinh nghiệm của tác giả có giá trị nhất định giúp cho bạn trẻ làm hành trang vào đời. Nó cũng gợi ý cho các bậc làm cha làm mẹ những ý tưởng để dạy dỗ con cháu nên người tốt, có ích cho xã hội.... Có nên sưu tầm bằng cấp?14/07/2006 07:59' PM Nhiều người mới tốt nghiệp đã nhanh chóng vỡ mộng vì cuộc sống đi làm, họ thấy mình không đi đến đâu, chán ngán với công việc, buồn chán với những quy định cơ quan, và nghĩ rằng cách duy nhất để cải thiện hoàn cảnh đó là đi học... Để chiến thắng khi Việt Nam vào WTO22/06/2006 07:24' AM Là một nhà đầu tư và một người bạn của Việt Nam, đã nghiên cứu sâu về Việt Nam đồng thời tiếp xúc với môi trường kinh doanh quốc tế, tôi mong muốn được chia sẻ một vài lời khuyên mà tôi hi vọng sẽ giúp doanh nhân trong nước có thể thành công trong một thế giới mới đầy những cạnh tranh khốc liệt... Bí quyết tối ưu hóa tiềm năng của bạn16/04/2006 11:02' AM Bạn có đang làm tất cả để vận dụng hết những khả năng của mình. Bạn có thể thẳng thắn không chút do dự cho rằng mình yêu thích công việc hiện nay và thật không ngờ mình được tưởng thưởng đến thế... |
