Khoán việc cho bên ngoài: “Xa mặt, cách lòng”

06:24 SA @ Thứ Bảy - 28 Tháng Mười, 2006

Bart Perkins, thành viên ban quản lý Leverage Partners, một Công ty Tư vấn về đầu tư công nghệ thông tin có trụ sở tại thành phố Louisville, bang Kentucky (Mỹ), đưa ra một số lời khuyên hữu ích về việc khoán việc cho bên ngoài (outsourcing).Trước đây ông là giám đốc công nghệ thông tin của Tricon Global Restaurants Inc và Dole Food Co.

Bạn có cho rằng người nhận khoán công việc của bạn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn không? Trường hợp của tôi thì có và đó hoàn toàn là lỗi của tôi. Năm ngoái vợ chồng tôi có khoán việc chăm sóc mảnh sân sau cho một người làm vườn tại địa phương. Chúng tôi thỏa thuận rằng người này sẽ xén cỏ, diệt cỏ dại, quét các lối đi và gom lá rụng lại.Chúng tôi cũng đã thỏa thuận tiền công và tin rằng sân sau của chúng tôi sẽ được chăm sóc chu đáo.

Không may là người làm vườn này lại khoán phần lớn công việc cho một người thầu phụ khác. Người thầu này lại khoán việc cắt cỏ cho những người xén cỏ khác. Rõ ràng là một vài thông tin về việc chăm sóc sân cỏ đã không được truyền đạt lại một cách thấu đáo cho người thầu phụ. Các chi tiết cụ thể chắc chắn đã chẳng đến tai những người xén cỏ.Họ đã không nhận ra ranh giới của sân cỏ và bỏ qua không xén có một phần sân.

Chúng tôi lâm vào tình thế khó xử: Nếu muốn công việc được làm khác đi, chúng tôi phải tiếp xúc vớiai? Chẳng có cách tiếp cận nào tốt cả. Những thỏa thuận với người làm vườn hiếm khi được truyền đạt trọn vẹn đến người xén cỏ. Thông thường phải mất nhiều tuần lễ để nói chuyện trực tiếp với người xén cỏ vì anh ta có lịch làm việc thất thường hiếm khi trùng với thời biểu của chúng tôi. Hơn nữa, anh ta lại chi nhận được hướng dẫn từ người trung gian mà chúng tôi chẳng bao giờ gặp mặt.

Cơn ác mộng về khoán việc cho lao động bên ngoài nghe có quen tai bạn không? Hiện nay các doanh nghiệp công nghệ thông tin mua nhiều sản phẩm và dịch vụ hơn là tạo ra chứng. Mọi người đều đồng ý rằng khoán việc cho lao động bên ngoài là cần thiết, những liệu chúng ta có quản lý tốt được quy trình làm việc của họ không? Dưới đây là một số gợi ý để tránh gặp phải những trường hợp tương tự như tôi đã gặp.

Thảo một bản hợp đồng rõ ràng

Có thể bạn không cam được bên nhận khoán được sử dụng các nguồn lực khác, nhưng hợp đồng của bạn nên mô tả rõ ràng công việc, thời gian, mức độ dịch vụ và tiền công. Bên khoán việc có thể dễ dàng truyền đạt lại thông tin này (và trách nhiệm kèm theo) đến những nhà thầu phụ có liên quan. Hãy nhớ rằng bất kỳ điều gì được đồng ý miệng đều có thể bị bỏ sót trong những thỏa thuận, thường là không rõ ràng, sau đó với các nhà thầu phụ.

Duy trì việc kiểm soát đầy đủ

Một số nhà quản lý tin rằng họ có thể khoán một phần lớn công việc về công nghệ thông tin cho bên ngoài và không phải sử dụng đến tất cả những nhân viên có liên quan. Kinh nghiệm cho thấy phải tốn thêm một khoản tiền bằng 10% hay 20% giá trị của hợp đồng (có thể ít hơn cho hạ tầng cơ sở và nhiều hơn cho việc phát triển và bảo trì các ứng dụng) để kiểm tra và quản lý bên được khoán việc. Đây không phải là một công việc mà bạn có thề thực hiện gián tiếp.

Thường xuyên gặp bên được khoán việc

Để khoán việc thành công cần có các cuộc gặp gỡ định kỳ giữa hai bên để kiểm tra tiến độ, thảo luận các vấn đề và lên kế hoạch sửa sai. Bạn cũng nên tận dụng các cuộc gặp này để tuyên dương các công việc đã hoàn thành xuất sắc và những gì đang được thực hiện tốt. Chúng tôi dã không làm việc này khi khoán việc chăm sóc sân sau của mình và chúng tôi đã phải trả giá.

Quy định rõ các tiêu chuẩn

Xây dựng các mục tiêu rõ ràng cho công việc dược khoán, chuyển các mục tiêu này thành những tiêu chuẩn cụ thể, và đưa chúng vào bản hợp đồng.Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các tiêu chuẩn này, nếu không chúng sẽ trở nên vô ích.

Thiết lập các mối quan hệ đa cấp

Bộ phận quản lý cấp cao của bên được khoản việc thì có quyền quyết định nhưng lại nhận được thông tin hằng ngày một cách hạn chế và đôi khi không chính xác. Những người trực tiếp thực hiện công việc thì có nhiều thông tin thích hợp nhưng lại không có quyền thay đổi.Bộ phận quản lý cấp trung thì có nhiều nguồn dữ liệu và quyền hạn ở các cấp độ khác nhau. Vì thế, cần thiết lập mối quan hệ làm việc với bên được khoán việc ở nhiều cấp độ để đạt được hiệu quả công việc cao nhất. Trong trường hợp của chúng tôi, người làm vườn đã đi quá xa so với công việc, những người xén cỏ thì có ít khả năng tự quyết định, và người trưng gian thì chẳng thầy tăm hơi ở đâu.

Định rõ vai trò

Mỗi người liên quan với bên được khoán việc cần có trách nhiệm cụ thể. Ai có quyền thay đổi? Ai chịu trách nhiệm truyền đạt? Vợ chồng chúng tôi đã không định rõ trách nhiệm và rút ra bài học cay đắng là nếu không làm tốt việc này, nhiều thông tin có thể bị truyền đạt sai lạc hay nhầm lẫn. Vì vậy, hãy có biện pháp để tránh việc truyền đạt những thông tin trái ngược giữa các phòng ban trong Công ty.

Về mặt tình cảm, khoán việc cho lao động bên ngoài cũng có nghĩa là "xa mặt, cách lòng". Mặc dù việc chăm sóc sân sau là chuyện vặt vãnh nhưng sai lầmcủa chúng tôi trong việc quản lý người làmườn cũng tương tự như cách mà nhiều khách hàng của chúng tôi đã quản lý không hiệu quả bên mà họ khoán việc. Sai lầm đó được thể hiện qua các yêu cầu công việc mơ hồ, việc truyền đạt kém hiệu quả và sự quan tâm không đầy đủ đến công tác quản lý.

Để tăng cường hiệu quả của việc khoán việc cho bên ngoài, bạn cần dành thời gian và các nguồn lực cần thiết để quản lý tốt bên được khoán việc. Hãy đưa ra các yêu cầu rõ ràng, xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể, thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện công việc và truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả. Bất cứ công việc nào được khoán cho bên ngoài cũng đòi hỏi phải chú trọng đến quản lý.Quản lý không hiệu quả sẽ đưa đến những hậu quả ngoài ý muốn.

Dẫu sao thì người làm vườn mới của chúng tôi sẽ bắt đầu công việc vào mùa xuân này. Và chúng tôi quyết tâm là lần này sẽ làm tốt hơn.

"Sân sau” của bộ phận công nghệ thông tin của bạn như thế nào? Nó có phủ đầy "cỏ dại" không?

Nguồn:
LinkedInPinterestCập nhật lúc:

Nội dung liên quan

  • Dụng nhân như… chơi hoa

    31/08/2006Lê Phú CườngMột trong những vấn đề quan trọng trong công tác nhân sự là chọn lựa nhân viên có tiềm năng để vun bồi và phát triển. Điều cần thiết đối với các nhà quản lý là nhìn thấy được khả năng của nhân viên trong khi họ còn chưa có cơ hội thể hiện...
  • Doanh nghiệp cần làm gì để giữ nhân tài?

    11/06/2006Nguyễn Tiến ĐứcNhân tố con người từ lâu vẫn được coi là nguồn lực quý giá nhất của doanh nghiệp. Nguồn nhân lực mạnh không những tạo cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh mà còn là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Thực tế đã chứng minh lời nhận xét trên hoàn toàn đúng và minh chứng hùng hồn là sự thành công của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao. Các sản phẩm của Microsoft, Apple, Google cho chúng ta thấy nguyên liệu để sản xuất ra các sản phẩm của các doanh nghiệp này chủ yếu là chất xám...
  • Từ người làm thuê trở thành tỷ phú!

    22/02/2006Stan Shih được các tạp chí chuyên ngành máy tính xếp vào trong số 100 nhà quản lý kinh doanh có uy tín nhất trong lĩnh vực máy tính của nước Mỹ. Nhưng Stan Shih lại là người duy nhất trong danh sách không phải là người Mỹ. Ông là nhà tỷ phú, Chủ tịch HĐQT Tập đoàn ACER của Đài Loan...
  • Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức

    06/12/2005TS. Phạm Anh TuấnHệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thống quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế như ISO, TQM, QA/QC đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức đã được xây dựng.
  • Đừng để thời gian trở thành chi phí

    28/11/2005Nguyễn Tân KỷChúng ta đều biết, thời gian là vàng bạc. Thời gian là một thứ tài sản đặc biệt cần phải quan tâm và quản lý. Nhưng khi bị cuốn vào công việc, chúng ta thường quên mất giá trị của nó. Điều hay gặp phải trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa là cách thức và tần suất họp. Họp thế nào để có kết quả?
  • Bát nháo học... thuê

    05/11/2005Trần Văn - Nguyễn HoàngMột ngày cuối tháng 10 vừa qua, tôi nhận được nội dung cuộc gọi của Nguyễn Hồng Q: “8 giờ mày sang lớp tại chức trường T. học hộ tao nhá. Hôm nay ở bên trường X, tao phải kiểm tra giữa kỳ. Chiều nay tao mời mày đi uống bia”.
  • Chế độ kiểm soát nội bộ trong công ty

    24/10/2005Nguyễn Ngọc BíchNhững sai phạm trong Tổng công ty Dầu khí (PetroVietnam) và Công ty Điện lực TPHCM sở dĩ diễn ra - như được giải thích - là do sự lơi lỏng trong quản lý tại các nơi đó. Các cơ quan nhà nước luôn luôn đặt nặng vấn đề quản lý, vậy tại sao các chuyện kia lại xảy ra?
  • Outsourcing phải chăng chỉ để cắt giảm chi phí?

    16/09/2005Hoàng Quỳnh LiênOutsoucing là một thuật ngữ hiện nay đang được nhắc đến rất nhiều trong quản trị kinh doanh. Trước đây outsourcing đã từng bị coi là một phương pháp quản trị không mấy hiệu quả để giảm chi phí. Tuy nhiên kể từ năm 1990, các công ty đã bắt đầu chú ý đến outsourcing như là một chiến lược từ sản xuất, hậu cần vận tải đến thiết kế sản phẩm cũng như các hoạt động khác có liên quan. Do vậy, outsourcing đã trở thành một công cụ quản lý quan trọng. ...
  • Một số nét về thị trường lao động CNTT tại Mỹ

    11/08/2006Hoàng Quỳnh LiênNăm 2000 đánh dấu sự sụp đổ của hàng loạt các công ty dot.com. Trong khi đó, nhiều công ty đã từng thành công trong lĩnh vực công nghệ cao cũng nhận thấy tỷ suất lợi nhuận về lâu dài không ổn định. Những sản phẩm dịch vụ hôm qua còn thu được lợi nhuận đến hôm nay đã không bán được. ...
  • “Nghề” học thuê

    12/07/2005T.NChuyện đi học điểm danh tưởng như không ai có thể làm hộ được vậy mà nó lại đang trở nên khá phổ biến ở nhiều trường đại học. “Nghề” học thuê cũng đang trở thành một nghề “ngồi mát ăn bát vàng” đối với nhiều sinh viên.
  • Kiếm tiền bằng viết luận án thuê

    26/06/2005Một bài tập lớn, thiết kế môn học thuê làm trong vòng 4-5 ngày khoảng trên dưới 300.000 đồng. Một đồ án tốt nghiệp thuộc khối kỹ thuật làm trong một tháng rưỡi, giá 3 triệu đồng.
  • xem toàn bộ