ChúngTa.com

Sắp sửa đến Ngày Doanh nhân! Ngày này tự nó xác nhận vị trí trong xã hội của doanh nhân! Doanh nhân đã được nhìn nhận như thế nào? Giáo sư Michael Porter của Đại học Harvard đã nói với nguyên Thủ tướng Phan Văn Khải đại ý: “ Doanh nhân tạo ra tài sản, chính quyền không tạo ra đâu”.

Vâng thực vậy. Vì thế nhân ngày này tôi xin được tặng, được biếu quý vị một đóa hoa. Tôi không gửi một lẵng hoa, vì vào ngày ấy quý vị sẽ nhận được nhiều hoa. Một lẵng hoa nằm trong số vô vàn lẵng hoa khác sẽ không làm quý vị chú ý, mục đích của tôi làm sao để được quý vị chú ý và một đóa hoa làm được việc này. Ở đây quý vị cũng không nhìn thấy nó, nên nó là đóa hoa thiêng liêng; vì thiêng liêng nên tôi xin phác hoạ nó ở đây, một vài nét.

Mối quan tâm của quý vị

Hiện nay, nhiều người trong quý vị đang quan tâm đến hai vấn đề của doanh nghiệp mình. Ấy là thương hiệu và nhân sự. Quý vị không tiếc tiền tìm cách giải quyết chúng. Quý vị cho đó là cách nâng cao năng lực cạnh tranh. Và có nhiều nhà tư vấn, nhiều trường đào tạo chuyên môn sẵn sàng giúp quí vị trong việc này. Tuy nhiên giữa kết quả từ cái mình nhận được đến cái quý vị mong muốn có một khoảng cách.

Thí dụ tìm cách quang bá thương hiệu, khai thác nó là đúng; nhưng dùng trong trường hợp nào? Vấn đề thương hiệu chỉ đến với chúng ta cách nay khoảng hơn 10 năm. Khi ấy chúng ta thấy thương hiệu là tiền bạc (Unilever mua nhăn hiệu P/S chẳng hạn) và chúng ta thấy các công ty đa quốc gia chú trọng đến thương hiệu. Thương hiệu là vấn đề đương đại của họ. Họ quảng bá thương hiệu vì hai lẽ chính (i) sản phẩm của họ đã được tin là có chất lượng tốt; (ii) để cho giá thành rẻ, họ để cho các nước đang phát triển chế tạo các sản phẩm của mình, nhưng vẫn giữ tiếng tăm. Thí dụ GE sản xuất máy điện thoại tại Trung Quổc. Chiếc điện thoại ấy có dòng chữ "Made in China". Nếu thấy sản phẩm chỉ đề như vậy, thế nào quý vị cũng ngần ngại mua. Nhưng khi thấy chữ GE cạnh đó, quý vị sẽ bảo: "Hàng này cũng thuộc loại xịn đấy!". Chính nhãn hiệu GE làm thay đổi tâm lý của quý vị. Quý vị đã biết rằng hàng của GE là tốt, không cần biết nó được chế tạo ở đâu. Cùng chất lượng mà cái nào rẻ hơn là ta mua. Đây là tác động tâm lý của thương hiệu. Chính niềm tin của quý vị đặt vào thương hiệu GE làm quý vị quên mất nơi sản xuất. Các công ty đa quốc gia đẩy mạnh thương hiệu là vì vậy. Giá thành giảm mà vẫn bán cao gần bằng giá cũ.

Quay trở về ta, chúng ta biết về tầm quan trọng của thương hiệu qua báo chí, qua các lớp học; tuy nhiên, chúng ta ít biết lý do các công ty đa quốc gia đẩy mạnh thương hiệu. Chúng ta thay họ làm thì làm theo để cạnh tranh, tuy nhiên ít chú ý đến chất lượng sản phẩm. Thương hiệu là con dao hai lưỡi, nó tiêu biểu cho một món hàng có chất lượng tốt nhưng nó cũng báo cho mọi người biết đây là món hàng dở. Tất cả tùy quý vị đã chăm chút chất lượng hàng của mình như thế nào. Gốc rễ của thương hiệu không phải là nét vẽ hay màu sắc của nó mà là chất lượng món hàng mang thương hiệu đó. Khi trau chuốt cho thương hiệu của mình, quý vị có nghĩ đến cách nâng cao và duy trì chất lượng sản phẩm của mình chưa? Khi chưa thì quảng bá thương hiệu có khẩn thiết không?

Cách giải quyết

Khi quý vị nghĩ đến chất lượng sản phẩm thì lại thấy ngay vấn đề nhân sự quý vị không ngừng "săn đầu người" và cử người đi học các khóa chuyên môn, nhưng mãi vẫn chưa hết âu lo!

Khi nói đến nhân sự vì phải nói đến môi trường họ làm việc và kiến thức mà họ thu thập để cải thiện môi trường kia. Vậy môi trường và kiến thức là hai vấn đề gốc rễ của quý vị.

Về môi trường, tôi xin dùng hình ảnh một chiếc xe hơi để diễn tả cơ sở kinh doanh của quý vị. Doanh nghiệp của quý vị giống như chiếc xe hơi. Nó có hai phần: máy móc nói chung (động cơ, hệ thống quyền lực, bánh xe…) và người điều khiển (tài xế, phụ xe, ông chủ. . .). Phần thứ nhất liên quan đến cơ cấu của cái xe và cơ chế hoạt động của máy móc. Nó tiêu biểu cho môi trường của quý vị. Và nó là việc quản trị cơ sở, còn gọi là quản trị kinh doanh (business management) . Phần thứ hai của cái xe tiêu biểu cho nhân sự của quý vị. Mối lo của quý vị chính là phần hai, nhưng nó lại bị tùy thuộc vào phần một. Không nhiều người trong quý vị khi "đi săn", hay cử người đi học, mà có nghĩ đến môi trường, cái mà chính mình tạo ra cho nhân viên. Quý vị mong họ học giỏi, sau này giúp cơ sở phát triển và đạt được mục tiêu của mình; nhưng ít để ý đến môi trường cho họ làm việc. Có một sự thật là: quý vị có tài xế giỏi mà cái xe của quý vị dở thì chiếc xe chạy vẫn ì ạch; với kiến thức họ có, người tài xế có thể làm hỏng chiếc xe, hay chiếc xe sẽ làm hỏng họ? Vậy môi trường rất quan trọng cho vấn đề nhân sự và đó chính là cách thức quản trị cơ sở.

Về quản trị cơ sở, theo sự tìm hiểu của tôi nó có bốn cách, hay cấp: thuận tiện – khoa học - tiên tiến - và hiện đại. Bốn cách này xen lẫn nhau, không có cách nào dở, nhưng nó phải phù hợp với quy mô và mục tiêu của từng cơ sở. Trong bốn cách đó thì quản trị thuận tiện và khoa học đối nghịch nhau.

Cách khoa học sẽ dẫn đến những cách sau, chúng cùng tính chất chỉ khác kỹ thuật. Cách thuận tiện không làm được như thế vì khác tính chất.

Vậỵ quản trị theo sự thuận tiện khác quản trị theo khoa học thế nào? Thưa ở năm điểm. Một, trong cách thuận tiện, lệnh của ông chủ đưa ra mà không được ghi vào giấy tờ một cách có hệ thống. Do đó ông chủ không phải tuân theo lệnh của chính mình, mà muốn thay đổi lúc nào cũng được; rất thuận tiện, "chẳng chết thằng tây nào"! Hai, cơ cấu tổ chức của cơ sở không hợp lý, có nhiều trùng lắp, do đó không có một cơ chế điều hành thống nhất được ghi vào văn bản có hệ thống. Ba, sự điều hành dựa trên niềm tin với từng người. Bốn, trong cơ sở không có một hệ thống kiểm soát nội bộ tự động dựa trên các quy trình. Năm, cơ sở này không có một khuôn mẫu về cơ cấu và cơ chế tiêu chuẩn để áp chúng vào một cơ sở mới lập khác. Quản trị theo khoa học khác hẳn. Lệnh của ông chủ, cơ cấu tổ chức và cơ chế điều hành được khi vào những văn bản có hệ thống gọi là cẩm nang; qua đó mọi nhân viên được biết cơ sở của mình làm cái gì, tại sao làm và làm thế nào. Mọi người biết và làm đúng y. Từ đó công việc trong cơ sở được điều hành theo qui trình, quy chế chứ không còn trên sự tin tưởng người này, người nọ. Khi đã có quy trình ông chủ kiểm soát được có ai đi lệch không, bằng cách lập ra một tổ gọi là kiểm tra nội bộ (internal audit) theo dõi định kỳ. Hơn nữa, cơ sở lập ra kế hoạch kinh doanh nhưng tính thành tiền, tạo nên ngân sách hàng năm của mình. Khi phòng kế toán theo dõi tiền bạc ra vào cơ sở, họ biết mức độ thực hiện kế hoạch đến đâu, tính theo tiền, và đệ trình ông chủ. Ông chủ biết hết mà không phải ra lệnh cho các nơi báo cáo, mà sẽ không chính xác vì con số các phòng ban đưa ra khác nhau. Cuối cùng để bảo đảm con số của phòng kế toán báo cáo là chính xác, ông chủ thuê công ty ở ngoài vào kiểm toán. Đó là những hệ thống kiểm tra nội bộ và tự động, chúng giống như các đồng hồ trong xe hơi. Việc điều hành của công ty phải như thế thì nó mới buộc các nhân viên làm theo, họ sẽ được thăng thưởng theo ý thích của ông chủ, nhờ đó họ mới giỏi, họ biết tự kết hợp với nhau và làm việc theo nhóm (team work). Làm theo sẽ giữ được người, tạo ra nhân tài từ bên trong, và giữ được người mới săn về. Nhân sự cần có môi trường thưa quý vị. Cho một cơ sở muốn mở rộng, cách quản trị thuận tiện là một môi trường không tốt, nó không tạo ra nhân sự giỏi việc, mà chỉ tạo ra các nhà tâm lý bén nhạy, biết ý ông chủ, để bảo vệ lợi ích của họ! "Teamwork hả?". “Về trường anh mà làm!" . "Bọn lý thuyết suông!”.

Để cải tiến môi trường của mình, tùy mục tiêu và quy mô mong muốn, quý vị cần nhận ra sự khác biệt, rồi chuyển đổi cách quản trị. Cái mà ta đang gọi là tái cơ cấu đấy; nhưng đa phần đi không đúng vì không xác định trình độ quản trị của mình hiện ở cấp nào, và phải thay đổi ra sao mà cứ du nhập những cái mà quản trị hiện đại cần ( tức là nhân sự). Ta đi sau người, nếu giải quyết được môi trường thì giải quyết được nhân sự và rồi thương hiệu. Đi từ gốc lên, không phải từ ngọn xuống.

Bây giờ tôi xin nói đến kiến thức mà nhân viên của quý vị tiếp thu. Nếu cơ sở của quý vị đã được quản trị ở cấp khoa học và cao hơn thì việc họ đi học rất có lợi, nhưng nếu quý vị còn ở cấp thuận tiện thì học không có lợi nhiều. Lý do là các giảng văn của các trường đều lấy từ sách vở hiện thời đang được dùng tại các nước phát triển, ở đó cách quản trị của họ đang ở cấp tiên tiến và hiện đại, sách vở của họ soạn cho sinh viên, cùng các nhà quản lý là ở cấp này. Hơn nữa môi trường của họ giống như xe Lexus. Họ không quan tâm về cái xe nữa mà đào tạo sự chuyên nghiệp cho từng cá nhân trong chức vụ của họ (CEO, giám đốc tài chính, nhân sự ). Xin nhấn mạnh cá nhân chứ không phải môi trường. Họ dạy để sinh viên ra trường biết cách cho xe Lexus lạng lách hầu vượt lên trước. Đa số công ty của chúng ta còn đang ở cấp thuận tiện, môi trường ở cỡ xe Traction 15 của những năm 1930. Nhân viên học lái xe Lexus thì giỏi, nhưng chưa đủ hiểu biết về chiếc xe Traction 15 của quý vị để mà "tái cơ cấu”. Cái này quý vị đang cần. Các trung tâm đào tạo mang tài liệu về dùng thì hãnh diện là "tài liệu mới nhất", nhưng khi mà cách quản lý của quý vị còn là thuận tiện thì trình độ dâỵ trong các sách kia cao hơn hai bậc (thuận tiện và khoa học). Học viên học xong về không áp dụng được thí dụ như "team work". Lúc ấy quý vị bực mình với họ, và lại . . . đuổi, rồi lại . . . "đi săn", và âu lo tiếp!

Về kiến thức, xin đề nghị quý vị xác định cách quản trị của mình là ở cấp nào, từ đó biết chỗ nào phải thay đổi để yêu cầu các cơ sở đào tạo đáp ứng, chứ không phải nghe theo họ, để họ dẫn mình đi đến chỗ không bao giờ tới được và đốt giai đoạn mà không hề biết.

Hẳn có vị bảo: "Gớm hoa này khó ngửi quá!”. Vâng “lời thật mất lòng". Nhưng nó xuất phát từ một tấm lòng, xin gửi đến quý vị, vì tài năng của quý vị mà xã hội tôn vinh trong Ngày Doanh nhân.