Những kẻ đánh cắp thời gian

12:11 CH @ Thứ Sáu - 21 Tháng Mười, 2005

Ý tưởng về quản lý thời gian đã có từ cách nay hơn 100 năm. Tuy nhiên thuật ngữ “quản lý thời gian“ đã tạo cho ta hiểu sai về việc mà một người có thể làm được. Thời gian là không thể quản lý được, chúng ta chỉ có thể quản lý bản thân và thời gian ta sử dụng. Như vậy quản lý thời gian và thực chất là quản lý bản thân chúng ta.

Để quản lý tốt thời gian, trước hết bạn cần phải xác định được những thời gian thường bị lãng phí. Qua đó xác định được các yêu tố nào cần phải được cải thiện. Dưới đây chúng tôi xin nêu ra một số nguyên nhân thường gặp làm giảm hiệu quả công việc và xin tạm gọi những nguyên nhân đó là lnhững kẻ đánh cắp thời gian:

1- Thay đổi thứ tự ưu tiên công việc do phải giải quyết rủi ro: Rửi ro là điều không ai muốn, nhưng nếu nó xảy ra, bạn luôn phải ưu tiên giải quyết trước bằng bất cứ giá nào.

2- Điện thoại: Bạn đã từng bao giờ điên đầu vì một ngày có quá nhiêu cuộc gọi mà không liên quan đến công việc? Chắc là có! Công cụ hữu hiệu nhất trong giao tiếp cùa chúng ta là điện thoại cũng sẽ có thể là kẻ thù nguy hiểm nếu bạn không biết làm thế nào để kiểm soát.

3- Thiếu mục tiêu và thứ tự ưu tiên: Đây có thể là nguyên do lớn nhất và quan trọng nhất gây ra sự lãng phí thời gian. Một nhà quán lý giỏi luôn biết chính xác việc họ cần làm và thứ tự ưu tiên của từng việc.

4- Cố gắng quá nhiều? Ngày nay, có nhiêu người hàng ngày phải hoàn thành công việc của ngày… hôm qua và công việc của ngày hôm nay thì còn đang chất đống lên và họ luôn ở trong trạng thái căng thẳng.

5- Khách đến thăm quá nhiều: Có nhiều khách đến gặp là điều rất bình thường, tuy nhiên nếu chỉ là những người bạn, đồng nghiệp đến để trao đổi dăm ba câu chuyện chẳng liên quan gì đến công việc thì quả là rắc rối.

6- Phân quyền không hiệu quả: Phân quyền tốt là một yếu tố then chốt cho cả những nhà quản lý và lãnh đạo. Một nhà quản lý tuyệt vời phải có khả năng giao việc, phân quyền cho nhân viên và phải đảm bảo mọi việc được thực hiện đúng yêu cầu. Đây là cách tốt nhất để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả và giảm sức ép công việc của chính bảnn thân nhà quản lý. Nguyên tắc phổ biến đối với vấn đề này là nếu nhân viên có thể làm một việc bằng 80% so với bạn thì hãy giao việc đó cho nhân viên.

7- Bàn làm việc lộn xộn: Khi bạn đọc xong bài viết này, bạn hãy nhìn lại bàn làm việc của mình nhé. Nếu bạn thấy bàn mình nó lộn xộn, nhiều khi bạn phải mất rất nhiều công sức mới tìm được tập tài liệu mà sếp đang cần gấp thì quả thực bạn đang bị stress đấy. Vì vậy, bạn phải luôn tâm niệm, người làm việc hiệu quả nhất thường có bàn làm việc rất ngăn nắp.

8. Sự chần chừ: “kẻ trộm" thời gian lớn nhất không phải là ra quyết định mà chính là né tránh quyết định. Bằng việc giảm bớt sự chần chừ, bạn sẽ có nhiều thời gian để làm các việc khác có hiệu quả hơn.

9- Không có khả năng nói "không"! Nguyên tắc chung là nếu một người có thể trút công việc hoặc vấn đề của họ lên vai một người khác thì họ sẽ làm. Một trong những điều phiền toái nhất của một người là thiếu kỹ năng nói “không" do sợ làm người khác mất lòng.

10. Gặp gỡ: Những nghiên cứu cho thấy trung bình các nhà quản lý phải ”chi"... 17 giờ một tuần cho các cuộc gỡ và 6 giờ đế lên lịch làm việc và nhiều thời gian kéo theo mà rất khó kiểm soát. Nhiều nhà quản lý có kinh nghiệm đã thừa nhận rằng, có tới 1/3 thời gian được sử dựng một cách lãng phí cho các cuộc gặp vô vị và không có trong kế hoạch. Bạn luôn “tăng cường" quản lý chính mình là cách tốt nhất để hạn chế tối đa sự lãng phí thời gian.

Nguồn:
Cập nhật lúc:

Nội dung liên quan

  • Khắc phục thái độ làm việc lề mề

    27/09/2013Dịch theo Readers’ DigestThật lòng mà nói không có thuốc chữa cho thói quen làm việc lề mề. Một số chuyên gia hàng đầu về nghiên cứu thói quen trì hoãn và làm hao phí thời gian đã thú nhận rằng hầu hết khách hàng tìm đến họ đều không khắc phục được thói quen tiêu cực đó.
  • Giới trẻ đang “chi tiêu” thời gian như thế nào

    12/10/2005Cảnh báo sự lây lan của virut ngủ. Nhiều người đã biết kéo dài thời gian của ngày. Có phải họ đang “cận thị” về tương lai của chính mình?
  • Để "quản lý" thời gian

    23/09/2005Thời gian có khi trôi vùn vụt mà bạn chưa kịp làm xong điều muốn làm? Có khi lại trôi qua thật nhàn rỗi? Bạn đã biết cách quản lý thời gian?
  • Nghịch lý của thời gian

    09/08/2005TS. Nguyễn Sĩ Dũng“Thời gian chúng ta có là tiền bạc chúng ta không có” (Ilia và Petrov). Nhật xét nói trên không biết hóm hỉnh đến đâu, nhưng thật sự an ủi lòng người: Cuối cùng thì chúng ta ai cũng có được một cái gì đó – chí ít ra là thời gian. Thời gian không sở hữu được nhưng ai cũng có. Cái dễ sở hữu hơn là tiền bạc thì ngược lại – nhiều người không có.
  • Lợi mỗi ngày được một giờ

    02/08/2005Số giờ cho mình hưởng mỗi ngày đã nhất định là 24, không thể kéo dài ra hay mua thêm được; muốn có một chút thời gian rảnh rỗi, thì ngoài giải pháp giản dị hoá lối sống chỉ còn có cách khéo tổ chức để làm cho mau xong - mà vẫn có kết quả, vẫn hoàn thành những việc không thể không làm.
  • Bí ẩn của thời gian

    22/07/2005Mai Sơn dịchNếu bạn xem đồng hồ, bạn biết được thời gian trong ngày. Nhưng không ai biết bản thân thời gian là gì. Chúng ta không thể nhìn thấy nó. Chúng ta không thể chạm được nó. Chúng ta không thể nghe thấy nó. Chúng ta nhận biết nó chỉ bằng cách chúng ta đánh dấu sự trôi qua của nó.
  • Nguyên tắc SMART trong nghệ thuật quản lý thời gian hiệu quả

    06/07/2005Cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến thì không phải lúc nào chúng ta cũng có thể giải quyết hài hoà được việc này. Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Nhưng luôn luôn chúng ta cảm thấy thời gian đó chưa đủ và ta như những kẻ mắc tội đánh cắp thời gian của gia đình và cá nhân. Vậy thì tại sao trong một chứng mực thời gian nhất định, có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làm được vô khối việc lớn lao to tát?
  • Lớn - nhỏ hay quan trọng - khẩn cấp?

    02/07/2005Trong điều hành doanh nghiệp, các nhà quản lý phải thường xuyên đối mặt với nhiều công việc phát sinh hàng ngày. Một cách tự nhiên, người ta thường chia chúng thành "việc lớn" và "việc nhỏ".
  • Thời gian của bạn

    07/07/2005Thời gian là cuộc sống của bạn. Do vậy, trở thành người biết làm chủ thời gian là rất cần thiết. Nếu bạn chưa đọc qua Những nguyên tắc hành động hay viết ra những nhiệm vụ của mình thì hôm nay chỉ là một ngày, lúc này chỉ là một thời điểm mà thôi. Nếu bạn bị định hướng sai thì việc bạn đang tiến triển mọi việc nhanh như thế nào cũng không thành vấn đề.
  • Để tiết kiệm quỹ thời gian

    29/06/2003Đời người thật ngắn ngủi. Quỹ thời gian của mỗi người rất hạn hẹp so với yêu cầu sử dụng. Vậy làm thế nào để tiết kiệm được thời gian một cách triệt để nhất?
  • xem toàn bộ

Nội dung khác