Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết các vấn đề phức tạp trong công việc

10:33 SA @ Thứ Ba - 19 Tháng Mười Hai, 2017

Chú ý và học hỏi mọi thứ xung quanh mình. Quan sát mọi vật từ góc độ của người khác

Phương pháp này được sử dụng rộng rãi nhất nhằm mục đích thúc đẩy những ý nghĩ có tính sáng tạo. Được phát triển vào năm 1940 bởi ông Alex Osborn - uỷ viên ban chấp hành một hãng quảng cáo của Mĩ, ông cho rằng bất cứ ai cũng có thể học được cách đưa ra các giải pháp có tính sáng tạo cho những vấn đề phức tạp khác nhau. Sau đây là ý kiến của ông: đó là những mẹo nhỏ có thể giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết một vấn đề phức tạp.

1 - Khi sắp xếp một cuộc họp bạn nhớ phải đưa ra vấn đề cần giải quyết và nguyên nhân của nó một cách ngắn gọn. Điều này sẽ giúp các thành viên có sự chuẩn bị trước cho buổi họp và tập trung vào vấn đề cụ thể, các thông tin càng chi tiết buổi họp càng đạt kết quả tốt.

2 - Khi mời khách đến dự họp phải chú ý đến những người có địa vị và trình độ chuyên môn khác nhau. Đôi khi một ý tưởng mới lại xuất phát từ những người không được coi là chuyên gia hay hiểu rõ về vấn đề đó. Tuy nhiên hãy cẩn thận với sự chênh lệch về trình độ quản lí. Thông thường khi có sự góp mặt của một nhà quản lí cấp cao mọi người sẽ không còn nhiệt tình đóng góp ý kiến và điều này sẽ hoàn toàn làm hỏng buổi họp.

3 - Trước khi buổi họp bắt đầu, phát cho mỗi người một bản quy tắc của việc vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết vấn đề. Đó là:

- Không được phê phán các ý kiến
- Mọi ý kiến dù nhỏ nhất cũng được khuyến khích
- Càng nhiều ý kiến càng tốt
- Mỗi người nên cố gắng đóng góp ý kiến hoặc phối hợp với người khác.

4 - Một buổi họp tập thể như vậy không nên kéo dài quá 30 hay 40 phút. Nếu cảm thấy mệt mỏi hay không đạt được kết quả thoả đáng thì tốt nhất nên cho ngừng buổi họp rồi tiến hành họp lại vào một ngày khác bởi những ý tưởng hay có thể nảy sinh ở mọi lúc mọi nơi - dưới mưa, trên xe hay thậm chí trong công viên.

5 - Khi bắt đầu buổi họp nên giải thích cho mọi người các cụm từ mang tính khiêu khích và nhấn mạnh rằng không nên sử dụng các cụm từ này. Trước khi khách vào phòng bạn có thể cung cấp cho mỗi người 2 chiếc thẻ, 1 đỏ 1 xanh. Giống như đèn báo giao thông, ý kiến nào có tính tích cực thì mọi người sẽ giơ cao thẻ màu xanh và ngược lại nếu ai đó đề cập đến 1 cụm từ có tính khiêu khích mọi người sẽ giơ thẻ màu đỏ. Việc này giúp nhóm nhận ra những ý kiến không xác đáng và để cho mọi người biết khi nào thì nên ủng hộ ý kiến của người khác.

6 - Trong trường hợp mời từ 10 người trở lên thì chia ra làm các nhóm nhỏ từ 5 đến 6 người, mối nhóm giải quyết 1vấn đề. Chia làm các nhóm nhỏ sẽ làm giảm tính nghiêm trang của buổi họp và tạo cho mọi người cảm giác thoải mái, điều đó có nghĩa là càng cảm thấy thoải mái thì nhiều ý kiến càng đưa được ra.

7 - Viết các mục đích của cuộc họp ở nơi mà mọi người có thể trông thấy, ở trong phòng, hay trong bảng câu hỏi, bắt đầu với “Làm thế nào chúng ta có thể....?” hoặc “những gì có thể làm để......” , “làm thế nào để chúng ta có thể biết rõ nhu cầu của khách hàng?” hoặc “phải làm gì để nâng cao chất lượng sản phẩm?” .

8 – Phải lấy được ý kiến cuả tất cả các nhóm. Một chiếc bảng chiếu sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tổng kết ý kiến vì khi được chiếu lên đó (điều này sẽ thúc đẩy việc đưa thêm các ý kiến) chúng có thể dễ dàng được chọn lọc và lưu giữ trong máy tính. Cho dù bạn sử dụng công cụ nào để ghi thì nên nhớ những dữ liệu này sẽ được tái sử dụng cho các buổi họp sau. Nói tóm lại, thu thập được các ý kiến để làm gì nếu như không có ai còn nhớ gì sau khi buổi họp kết thúc?

9 - Nếu mọi ý kiến dần đi vào bế tắc người chủ trì cuộc họp nên đưa ra một số giải pháp sau:

- Xem lại mọi ý kiến, điều đó có thể làm nảy sinh thêm các ý kiến khác .

- Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 1 ý kiến và giải thích tại sao họ lại chọn như vậy. Điều này sẽ giúp cho cuộc đàm luận xoay quanh ý kiến đó và tạo cơ hội để phát triển nó .

- Nếu bạn là trưởng ban tổ chức cuộc họp, tìm cho mình 1 hay 2 ý tưởng, sau khi các nhóm kết thúc thảo luận thì mình đưa ra để làm đề tài cho mọi người tiếp tục thảo luận.

Sau đó chọn lọc các ý kiến và sắp xếp vào một nhóm rồi gửi cho mỗi người một bản sao càng sớm càng tốt. Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 5 ý tưởng mà mình tâm đắc nhất và đưa ra lý do tại sao những ý tưởng này có thể khai triển được và làm thế nào để có thể thực hiện được những ý tưởng này. Nhớ đưa ra giới hạn thời gian phải nộp.

Ray Bradbary, tác giả của những cuốn tiểu thuyết khoa học viễn tưởng cho biết: Các nhà xã hội học đã xác minh được chu kỳ mà con người phải trải qua khi có được một ý tưởng hay. Hiểu rõ chu kì này sẽ giúp bạn nghĩ ra nhiều ý tưởng hơn, hay hơn...và ereka!!!

+ Chuẩn bị:
Giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị. Đây là giai đoạn giúp bạn ngẫm nghĩ và nghiên cứu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.

+ Triển khai:
Nhiều nhà xã hội học tin rằng tâm thức làm việc dựa trên các vấn đề mà ta đang cố gắng giải quyết. Thời kỳ này ta không chủ động nghĩ đến các vấn đề mà thay vào đó tiềm thức đảm nhận việc đó. Để tận dụng giai đoạn này hãy để những ý kiến tự xuất hiện và biến mất cũng như việc hãy để não bộ hoạt động.

+ Sự khai trí:
Đã bao giờ một ý tưởng hay giải pháp chợt loé lên trong đầu bạn ngay sau khi bạn ngừng suy nghĩ về vấn đề đó chưa?. Sự mở mang trí óc là tia sáng chợt loé lên ở bên trong, là ngọn đèn soi sáng trong tâm trí bạn. Nó có thể nảy sinh ở bất cứ đâu và bất kể lúc nào cho dù bạn đang ở trong rạp chiếu phim hay đang cắt cỏ.

+ Sự kiểm tra:
Trong bước này ý kiến được đưa ra phân tích, chứng minh và thực hiện, sự kiểm tra xảy ra khi bạn bắt đầu chú ý đến các tiểu tiết, không phải mọi ý tưởng đều có thể thực hiện được trong thực tế vì vậy giai đoạn này đòi hỏi phải cân nhắc và kiểm tra một cách gắt gao.

E.M Forster, nhà tiểu thuyết người Anh cho biết: Trái với niềm tin của nhiều người, tính sáng tạo là khả năng cơ bản của con người có thể phát triển được. Vậy bạn có muốn nâng cao khả năng sáng tạo của mình không? Bạn đã bao giờ cố vắt óc suy nghĩ về một khái niệm căn bản nào chưa? Bạn đã tham dự một buổi họp tập thể chưa? Hãy thử vận dụng một vài chiến lược sau đây để nâng cao tính sáng tạo của mình:

Cố gắng quan sát mọi vật xung quanh mình. Ta biết rất rõ về chiếc xe mình đang lái hay chiếc máy tính đang ở trước mặt, chiếc máy photocopy đang sử dụng. Những ý tưởng hay thường xuất phát từ sự thích nghi của những ý tưởng hiện thời hay sự liên kết giữa các ý tưởng cũ.

Chú ý và học hỏi mọi thứ xung quanh mình. Tại sao vật này lại như vậy? Nghiên cứu xem làm thế nào để làm mọi việc tốt hơn hoặc theo nhiều cách khác nhau. Tất cả chúng ta đều sai lầm khi rơi vào thói quen dập khuôn mà không suy nghĩ kĩ.

Khi một ý tưởng nào đó xuất hiện phải chộp lấy và ghi lại, bạn tưởng rằng mình có thể nhớ lại nhưng tính đãng trí làm mọi thứ dễ dàng bị quên lãng. Ghi lại những ý tưởng và giữ ở một chỗ, trong sổ hay máy vi tính. Mỗi tháng xem lại một lần rồi phát triển dựa trên những gì đã ghi chép.

Đừng bỏ qua bất kì ý tưởng nào bởi vì nhiều phát minh vĩ đại ngày nay đều xuất phát từ những ý tưởng dường như không thể thực hiện được tại thời điểm đó.

Hãy tin vào trực giác, linh cảm và bản năng của mình vì bạn thường xuyên gặp khó khăn khi phải giải quyết các vấn đề kinh doanh, nhưng bạn có biết rằng trực giác và linh cảm là công cụ của tâm thức? Lắng nghe chúng bởi đó là đỉnh điểm của sự học hỏi và tìm tòi của cả đời người.

Thay đổi thói quen. Làm việc theo thói quen hàng ngày chính là kẻ thù của óc sáng tạo vì thế hãy sắp xếp lại phòng làm việc hoặc cùng ăn trưa với những người khác nhau, luyện tập thể thao để tinh thần sảng khoái và cơ thể khoẻ mạnh...

Quan sát mọi vật từ góc độ của người khác. Giả sử bạn là một đứa trẻ, một ông lão hay người ngoài hành tinh. Làm thế nào để nhận biết từng trường hợp và phản ứng với từng đối tượng đó. Thực hiện được điều này có thể giúp bạn làm sáng tỏ, gợi lại hay nảy sinh một ý tưởng mới và phát triển những ý tưởng cũ.

Hãy thử nghiệm và khám phá những gì giúp ích cho bạn. Lần sau nếu bạn ở trong một trạng thái tốt có tính sáng tạo thì nhớ lưu lại những thứ đang diễn ra xung quanh. Bạn đang làm gì? Bạn đang nghe một loại nhạc đặc biệt? Bạn đang ở một mình hay được mọi người vây quanh? Ngay khi xác định được việc gì khiến bạn cảm thấy hứng thú hãy sử dụng những lời khuyên bổ ích này khi cần để đạt được kết quả tốt nhất.

Nguồn:
Cập nhật lúc:

Nội dung liên quan

  • Tư duy sáng tạo và phê phán trong giáo dục Mỹ

    30/09/2014Dương Ngọc DũngCó lẽ trong tất cả giảng trình tạo Đại học Harvard không có giảng trình nào thu hút nhiều sinh viên ghi danh học như giảng trình 101 tư duy về tư duy (101 thinking about thinking – 101 là mã số chung cho tất cả các giáo trình nhập môn tại đại học Mỹ).
  • Sáng tạo không ngừng đòi hỏi những câu hỏi thông minh

    06/12/2005Nguyễn Thúy HằngBài viết này được phỏng theo cuốn “Smart Questions: Learn to Ask the Right Questions for Powerful Results” (Jossey-Bass, SanFrancisco, 2004) của hai giáo sư Gerald Nadler và William J.Chandom - chủ tịch và phó chủ tịch Tổng công ty “The Center for Breakthrough Thinking”. ...
  • 6 yếu tố thiết yếu của tính sáng tạo công ty

    05/12/2005Trương Thu HàNếu như các công ty không thể nắm rõ các hoạt động sáng tạo cụ thể từ đâu tới hoặc chúng là gì thì họ có thể tiến hành một số biện pháp nhằm tăng thêm tần số xuất hiện của những hoạt động sáng tạo này...
  • Những trở ngại về tâm thức trong tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề

    09/11/2005Nhiều thói quen của người lớn tuổi có thể ngăn cản sự thay đổi và tiến bộ do sáng tạo đem lại...
  • Cùng sáng tạo cuộc đời

    23/09/2005Bích DậuCùng sống: nơi gặp gỡ để nói thật, nghe thật chuyện vui buồn trong cuộc sống. Cùng làm việc: cùng thực hiện những chương trình - các lớp học huấn luyện kỹ năng sống...
  • Sáng tạo là gì?

    06/08/2005Là dám nghĩ khác và dám làm khác. Vậy thôi!
  • Năng lực tư duy sáng tạo trong thời đại ngày nay

    15/02/2003Nguyễn Thanh Huyền, Pháp B – K35F...trong thời đại ngày nay, khi nhận thức của con người đã đạt đến một trình độ cao hơn, thì năng lực tư duy không còn giữ nguyên nghĩa mà đã trở thành năng lực tư duy sáng tạo. Bởi lẽ, người ta không chỉ tư duy để có những khái niệm về thế giới, mà còn sáng tạo nhằm thay đổi thế giới làm cho thế giới ngày càng tốt đẹp hơn. Với sinh viên nói riêng, năng lực tư duy sáng tạo đã trở thành một trong những điều kiện cần thiết để đem lại cho họ một công việc hứa hẹn khi ra trường hay xa hơn nữa là một chỗ đứng vững chắc trong xã hội và trên thế giới.
  • Khoa học sáng tạo và Phương pháp luận sáng tạo

    12/02/2003Trên con đường phát triển và hoàn thiện, KHOA HỌC SÁNG TẠO (Heuristics, Creatology) tách ra thành một khoa học riêng, trong mối tương tác hữu cơ với các khoa học khác (có đối tượng nghiên cứu, hệ thống các khái niệm kiến thức riêng, cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu riêng...)
  • Phương Pháp Luận sáng tạo: 21 & một

    11/02/2003...sau 21 năm các thầy tự trang trải, chèo chống để truyền bá nó ở nước ta? Phải chăng là làm sao phát triển tiếp TSK - Trung tâm đầu tiên và đang là duy nhất của Đông Nam Á chuyên giảng dạy và nghiên cứu PPLST...
  • Altshuller - cha đẻ của phương pháp luận sáng tạo

    11/02/2003Genrich Saulovich Altshuller (1926-1998) là người khai sinh ra phương pháp luận sáng tạo TRIZ (giúp canh tân, sáng chế sản phẩm mới trong khoảng thời gian ngắn nhất), là một trong những nhà bác học kiệt xuất nhất của thế kỷ 20.
  • Phương pháp giúp con người sáng tạo

    11/02/2003Kỹ sư Dương Xuân Bảo, người được mệnh danh là nhà truyền bá tư duy Altshuller vào Việt Nam, khẳng định rằng phương pháp luận sáng tạo (TRIZ) sẽ giúp mọi người tiếp cận vấn đề trực tiếp và khoa học hơn, nâng cao sự nhạy bén và khả năng sáng tạo.
  • Phương pháp luận sáng tạo hay trò chơi nguy hiểm?

    10/02/2003Tuấn Thành5 kg là số lượng tài liệu của một môn học được gửi đến các cấp lãnh đạo có liên quan nhằm vận động đưa môn học này vào giảng dạy trong chương trình đại học. Đó là môn học gì mà tài liệu lại đồ sộ đến như vậy?
  • Trường đại học sáng tạo sáng chế TRIZ

    10/02/2003Trường đại học sáng tạo sáng chế được thành lập theo sáng kiến của Thầy Altshuller và Thầy cũng là người cấu trúc chương trình, nội dung giảng dạy. Trường có mục đích đào tạo các nhà sáng chế chuyên nghiệp, các nhà nghiên cứu, giảng dạy phương pháp luận sáng tạo (PPLST) và các nhà tổ chức hoạt động sáng tạo sáng chế.
  • xem toàn bộ