Quản lý thư điện tử như thế nào cho có hiệu quả?

Thời Báo Kinh tế Sài Gòn
03:51' CH - Thứ năm, 30/10/2003

Thư điện tử (e-mail) chỉ thật sự phát huy được hiệu quả khi doanh nghiệp có chính sách quản lý sử dụng một cách hợp lý và khoa học. Sử dụng thư điện tử hiện nay đã khá phổ biến ở Việt Nam nhưng hầu như các doanh nghiệp (DN) chưa có những quy định cụ thể về vấn đề này. Chỉ có rất ít những công ty đa quốc gia là có những quy định như vậy viết thành văn bản. Thông thường các công ty trong nước không cho phép nhân viên sử dụng thư điện tử vào việc riêng hoặc giới hạn số thời gian dùng Intemet cho từng đối tượng nhân viên. Với sự phát triển và phổ biến của thư điện tử và thương mại điện tử, các DN cần nhanh chóng ban hành những quy định chi tiết hơn.

Chuẩn mực đặt tên

Trước hết một doanh nghiệp phải có một chuẩn mực chung khi đặt địa chỉ thư điện tử ngay cả đối với những doanh nghiệp nhỏ chỉ có một hoặc vài địa chỉ. Địa chỉ thư điện tử cần phải theo nguyên tắc đơn giản hợp lý và nhất quán giữa các bộ phận. Ví dụ : công ty XYZ có thể đặt địa chỉ cho nhân viên theo kiểu tên cộng với họ (thư điện tử của cô Nguyễn Thị Đào là daonguyen@xyz.com.vn), hoặc đầy đủ họ tên (nguyenthidao@xyz.com.vn)... Thế nhưng không phải các doanh nghiệp đều có những chuẩn mực chung tưởng chừng rất đơn giản như vậy. Thư điện tử cho các bộ phận (tài chính, nhân sự, sản xuất) thì nên lấy tên của bộ phận phòng ban làm địa chỉ. Ví dụ bộ phận nhân sự của công ty ABC có thể lấy địa chỉ nhansu@abc.com.vn hoặc hr@abc.com.vn. Làm như vậy sẽ tránh được tình trạng đặt địa chỉ theo nhiều kiểu khác nhau khách hàng khó nhớ và "bộ mặt" của doanh nghiệp trước khách hàng không được thống nhất và chuyên nghiệp.

Nội dung và hình thức lá thư

Phương thức và ngôn ngữ sử dụng thư điện tử cũng cần được quan tâm. Doanh nghiệp nên dùng ngôn ngữ theo nghi thức văn bản khi giao tiếp với khách hàng qua thư điện tử. Điều này thể hiện bộ mặt, hoạt động và tính chuyên nghiệp của công ty. Ví dụ có công ty dịch vụ trả lời cho người có thắc mắc qua thư điện tử hết sức chi tiết và lịch sự mà chưa biết là họ có sẵn sàng sử dụng dịch vụ không. Ngoài ra, việc dùng tiếng Việt (có dấu hoặc không) hoặc một ngoại ngữ khác dĩ nhiên cũng tùy theo nhu cầu của khách hàng.

Sở hữu và Bảo mật

Những người được phép sử dụng thư điện tử có xu hướng dùng thư điện tử cho mục đích riêng, khi công nghệ thông tin càng phát triển thì việc này càng phổ biển . Vấn đề ở đây không phải là cấm hoàn toàn mà là có những biện pháp thích hợp để giới hạn nó. Doanh nghiệp có thể định mức sử dụng thư điện tử cho nhân viên tùy theo mức độ cần trao đổi thông tin chứ không nên theo chức vụ hoặc mức lương.

Ngoài ra, người ta còn nêu ra câu hỏi: Thư điện tử đã in ra hoặc còn lưu trên máy thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, người chủ, giám đốc hay của nhân viên viết ra ? Trên thế giới các công ty thường quy định nếu thư điện tử liên quan đến công việc sẽ thuộc về công ty (chứ không phải người chủ). Các doanh nghiệp cần có quy định cụ thể về thời gian lưu trữ thư điện tử khuyến khích nhân viên sắp xếp và lưu trữ thư điện tử hợp lý theo công việc thời gian để dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Giả sử một nhân viên tiếp thị theo dõi hàng trăm khách hàng và có rất nhiều liên lạc qua thư điện tử nếu nhân viên này chuyển việc làm và xóa hết các thư điện tử cũ đi thì sẽ làm cho người tiếp theo gặp rất nhiều rắc rối và có thể gây hiểu lầm cho khách hàng.

Trên đây chỉ là một vài quy định cần có khi doanh nghiệp sử dụng thư điện tử rộng rãi. Dù những việc trên có thể là nhỏ nhưng nó chắc chắn góp phần giúp doanh nghiệp quản lý thông tin tốt hơn và mang lại hiệu quả cao hơn.

Sponsor links (Provided by VIEPortal.net - The web cloud services for enterprises)
Thiết kế web, Thiết kế website, Thiết kế website công ty, Dịch vụ thiết kế website, Dịch vụ thiết kế web tối ưu, Giải pháp portal cổng thông tin, Xây dựng website doanh nghiệp, Dịch vụ web bán hàng trực tuyến, Giải pháp thương mại điện tử, Phần mềm dịch vụ web, Phần mềm quản trị tác nghiệp nội bộ công ty,