Học cách làm việc

09:13 CH @ Thứ Ba - 26 Tháng Năm, 2015

Nước Mỹ mỗi năm bị mất khoảng 588 tỉ USD tương đương 5% GDP do tình trạng người lao động Mỹ không tập trung hoàn thành dứt điểm từng công việc một mà cứ đang làm dở việc A lại ngừng lại để suy nghĩ về việc B hay xử lý một việc C chen ngang. Đó là số liệu do Basex, công ty nghiên cứu công nghệ tin học ở New York đưa ra cuối năm 2005.

5 nguyên nhân gây đứt quãng công việc xếp theo thứ tự quan trọng giảm dần là:

  1. một đồng nghiệp đến nói chuyện với bạn
  2. bạn bị gọi đi khỏi vị trí làm việc của mình (hoặc tự nguyện đi khỏi)
  3. bạn đọc và trả lời thư điện tử
  4. bạn chuyển sang làm một công việc khác trên máy tính, ví dụ đang soạn văn bản lại nảy ra ý lướt web,
  5. bạn sử dụng điện thoại (nghe, gọi, đọc tin nhắn và soạn tin nhắn gửi đi).

Điều đáng chú ý là già nửa số nguyên nhân lại xuất phát từ việc sử dụng những thành tựu của tin học và viễn thông!

Xử lý cái việc chen ngang xong, bạn phải mất một khoảng thời gian kha khá mới bắt tâm trí thực sự quay lại được với cái công việc vừa bị đứt quãng. Khoảng thời gian "sửa soạn quay lại" đó chính là sự lãng phí. Và cái phí xao nhãng (cost of not paying attention) này thật sự khổng lồ. Ở Việt Nam ta, cái chi phí xao nhãng này nếu chỉ tính ở mức 2% GDP cũng đã lên đến 1 tỉ USD mỗi năm.

Ngày nay ở công sở không mấy ai không dùng ĐTDĐ, rất nhiều người dùng tới 2 chiếc. Nếu văn phòng được trang bị internet mạng LAN thì mỗi nhân viên đều có một đến vài hộp thư điện tử, lại có internet messenger để gửi và nhận tin ngắn tức thì, chưa kể rằng mỗi người còn có một điện thoại cố định kéo đến tận bàn.

Thử kiểm đếm xem mỗi ngày bạn đã mất bao nhiêu thời gian để trả lời điện thoại, trả lời tin nhắn điện thoại, trả lời e-mail, trả lời tin nhắn internet messenger? Ngoại trừ những cuộc điện thoại, tin nhắn hay e-mail thực sự quan trọng và cần phải xử lý ngay để phục vụ công việc cấp bách ra, những cuộc không-có-cũng-không-sao và bao-giờ-xử-lý-cũng-được còn lại đã ngốn của bạn mất bao nhiêu thời gian? Và quan trọng hơn nhiều là bạn phải mất bao nhiêu thời gian để bắt tâm trí quay lại tiếp tục cái công việc vừa bị gián đoạn kia? Ở Việt Nam rồi đây sẽ có thống kê, còn ở Mỹ thì con số đó là 2,1 giờ/người/ngày, tương đương với 28% quỹ thời gian lao động của ngày (đối với nhân viên công nghệ thông tin làm việc trong các công ty quản lý đầu tư được điều tra chọn mẫu).

Thống kê của Đại học California cũng cho thấy trung bình cứ mất 11 phút để giải quyết một công việc chen ngang thì phải mất tới 25 phút mới bắt tâm trí quay trở lại được với cái công việc chính vừa bị gián đoạn. Còn nghiên cứu của Microsoft thì cho biết lúc bắt đầu và lúc sắp hoàn tất một công việc là những thời điểm mà một công việc chen ngang sẽ gây hậu quả lớn nhất. Khi công việc vừa bắt đầu, cái việc chen ngang sẽ làm bạn quên mất mục tiêu đã đặt ra. Còn khi công việc sắp hoàn tất, nó sẽ bứt bạn ra khỏi việc ngẫm nghĩ để chuẩn bị cho những việc sẽ làm tiếp theo.

Điều đáng ngạc nhiên nhất là ngay ở Mỹ, đất nước có rất nhiều nghiên cứu về kỹ năng sống và làm việc, cũng rất ít người áp dụng những biện pháp sơ đẳng nhất để công việc khỏi bị gián đoạn. Có tới 55% số người được hỏi nói rằng họ mở e-mail ngay khi nó tới hoặc ngay sau đó, bất kể mình đang bận đến mức nào. Hầu hết đều không dùng tới biện pháp tắt tín hiệu màn hình báo thư tới. Tức là hầu hết đều để cho mình bị những cỗ máy giết thời gian cám dỗ và sa ngã vào đó mà không hề có biện pháp chủ động phòng ngừa.

Thấm thía mặt trái của việc lạm dụng công nghệ thông tin và viễn thông, ngày càng có nhiều người, nhất là những người hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo, áp dụng nguyên tắc tắt hết ĐTDĐ, iPod, internet messenger; không đọc và gửi e-mail hay duyệt web v.v... khi đang phải tập trung giải quyết một công việc nào đó.

Còn bạn thì sao? Bạn có thấy rằng từ nay mình cần phải rèn luyện tác phong chỉ làm một việc trong một thời điểm và hạn chế tới mức thấp nhất việc sử dụng ĐTDĐ, điện thoại bàn, e-mail, internet messenger, và cả việc lang thang không mục đích trên internet nữa, hay không?

Nguồn:Thanh Niên
Cập nhật lúc:

Nội dung liên quan

  • Tản mạn đời văn phòng

    17/03/2016Nguyễn Trương QuýThế thì đời viên chức khác gì một cái cốc mỳ ăn liền, loại người ta gọi là mỳ tôm có sẵn hộp cho nước nóng vào 5 phút là ăn được hay một hộp cơm vuông vức, ô này to để cơm, ô kia bé để thịt rau cá, tí gia vị cho khỏi nhạt mồm? Tròn vành vạnh hay vuông chằn chặn và có vẻ đủ thứ để xuôi cái bụng. Nhưng ai không muốn ổn định, muốn thành thục việc cần làm, dù rằng tất cả chỉ đến những cái đích mà ở đấy, lại lặp lại một chu kỳ quen thuộc đến phát ngấy?
  • Thời gian

    11/01/2006Làm chủ thời gian chính là chọn cách sống một cuộc sống có ý thức và luôn biết những gì mà mình làm và lý do tại sao mình làm những việc đó. Leo Tolstoy đã viết: "Chỉ có một thời điểm quan trọng - THỜI ĐIỂM HIỆN TẠI! Đó là thời điểm quan trọng nhất bởi đó là thời điểm mà chúng ta có một chút gì đó quyền lực nào đó để có thể tác động và làm thay đổi nó”.
  • Tản mạn chuyện thời gian

    30/11/2005Phạm Vũ Lửa HạKhi tạo ra những công cụ nhân tạo để đo lường thời gian, chúng ta định hình kinh nghiệm của mình về thời gian. Thời gian có ý nghĩa không chỉ với từng cá nhân mà còn đối với các tập thể hay các nền văn hóa....
  • Nhân viên tại Mỹ “đốt” thời gian nhiều hơn cho web

    28/11/2005Hoàng Hải (Theo TechWeb News)Ngày 11-7-2005, AOL và Salary.com vừa đưa một kết quả nghiên cứu cho biết rằng đa số nhân viên công sở tại Mỹ đã phung phí đến hơn 2 tiếng đồng hồ trong một ngày để … lướt web.
  • Đừng để thời gian trở thành chi phí

    28/11/2005Nguyễn Tân KỷChúng ta đều biết, thời gian là vàng bạc. Thời gian là một thứ tài sản đặc biệt cần phải quan tâm và quản lý. Nhưng khi bị cuốn vào công việc, chúng ta thường quên mất giá trị của nó. Điều hay gặp phải trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa là cách thức và tần suất họp. Họp thế nào để có kết quả?
  • Cảnh sát thời gian

    27/10/2005Nguyễn BìnhĐể giúp bạn ngăn chặn và tiêu diệt “Những kẻ đánh cắp thời gian”, xin nêu tiếp về những “Cảnh sát thời gian”...
  • Những kẻ đánh cắp thời gian

    21/10/2005Nguyễn BìnhÝ tưởng về quản lý thời gian đã có từ cách nay hơn 100 năm. Tuy nhiên thuật ngữ “quản lý thời gian“ đã tạo cho ta hiểu sai về việc mà một người có thể làm được. Thời gian là không thể quản lý được, chúng ta chỉ có thể quản lý bản thân và thời gian ta sử dụng. Như vậy quản lý thời gian và thực chất là quản lý bản thân chúng ta...
  • Giới trẻ đang “chi tiêu” thời gian như thế nào

    12/10/2005Cảnh báo sự lây lan của virut ngủ. Nhiều người đã biết kéo dài thời gian của ngày. Có phải họ đang “cận thị” về tương lai của chính mình?
  • Để "quản lý" thời gian

    23/09/2005Thời gian có khi trôi vùn vụt mà bạn chưa kịp làm xong điều muốn làm? Có khi lại trôi qua thật nhàn rỗi? Bạn đã biết cách quản lý thời gian?
  • Nghịch lý của thời gian

    09/08/2005TS. Nguyễn Sĩ Dũng“Thời gian chúng ta có là tiền bạc chúng ta không có” (Ilia và Petrov). Nhật xét nói trên không biết hóm hỉnh đến đâu, nhưng thật sự an ủi lòng người: Cuối cùng thì chúng ta ai cũng có được một cái gì đó – chí ít ra là thời gian. Thời gian không sở hữu được nhưng ai cũng có. Cái dễ sở hữu hơn là tiền bạc thì ngược lại – nhiều người không có.
  • Nguyên tắc SMART trong nghệ thuật quản lý thời gian hiệu quả

    06/07/2005Cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến thì không phải lúc nào chúng ta cũng có thể giải quyết hài hoà được việc này. Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Nhưng luôn luôn chúng ta cảm thấy thời gian đó chưa đủ và ta như những kẻ mắc tội đánh cắp thời gian của gia đình và cá nhân. Vậy thì tại sao trong một chứng mực thời gian nhất định, có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làm được vô khối việc lớn lao to tát?
  • Thời gian của bạn

    07/07/2005Thời gian là cuộc sống của bạn. Do vậy, trở thành người biết làm chủ thời gian là rất cần thiết. Nếu bạn chưa đọc qua Những nguyên tắc hành động hay viết ra những nhiệm vụ của mình thì hôm nay chỉ là một ngày, lúc này chỉ là một thời điểm mà thôi. Nếu bạn bị định hướng sai thì việc bạn đang tiến triển mọi việc nhanh như thế nào cũng không thành vấn đề.
  • Để tiết kiệm quỹ thời gian

    29/06/2003Đời người thật ngắn ngủi. Quỹ thời gian của mỗi người rất hạn hẹp so với yêu cầu sử dụng. Vậy làm thế nào để tiết kiệm được thời gian một cách triệt để nhất?
  • xem toàn bộ

Nội dung khác